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Condizioni generali di contratto

Queste condizioni regolano l'uso di MailDeliver, la piattaforma di email marketing raggiungibile su maildeliver.it, fornita da Datanode S.r.l., Via Carraia 104, 50053 Empoli (FI), P.IVA 07045850489, PEC datanode@pec.it ("Datanode").

1. Definizioni

• Piattaforma: il servizio MailDeliver, con il pannello web, le API e l'infrastruttura di invio.
• Cliente: l'impresa, il professionista o l'ente che usa la Piattaforma per la propria attività. La Piattaforma non è destinata ai consumatori.
• Team: lo spazio del Cliente nella Piattaforma, con i suoi contatti, liste, campagne e impostazioni.
• Utente: ogni persona che il Cliente invita nel proprio Team e che accede con proprie credenziali.
• Contatti: le persone i cui dati il Cliente carica nella Piattaforma per inviare loro email.
• Piano: l'insieme di limiti (email al mese, contatti, utenti, automazioni, API) e di corrispettivi scelto dal Cliente.
• Contenuti: testi, immagini, design, liste e ogni altro dato che il Cliente carica o crea nella Piattaforma.

2. Oggetto e conclusione del contratto

2.1 Datanode concede al Cliente, per la durata del contratto, il diritto non esclusivo e non trasferibile di usare la Piattaforma secondo il Piano scelto e queste condizioni.

2.2 Il contratto si conclude quando il Cliente, o un Utente che agisce per suo conto, accetta queste condizioni nella Piattaforma. Chi accetta dichiara di avere il potere di vincolare il Cliente.

2.3 Fanno parte del contratto: queste condizioni, l'accordo sul trattamento dei dati personali (Allegato A), il Piano scelto ed eventuali condizioni particolari concordate per iscritto. In caso di contrasto prevalgono, nell'ordine, le condizioni particolari, l'Allegato A e queste condizioni.

3. Account, Utenti e sicurezza degli accessi

3.1 Il Cliente sceglie chi invitare nel Team e con quale ruolo, ed è responsabile di quello che gli Utenti fanno nella Piattaforma.

3.2 Le credenziali sono personali. Il Cliente fa in modo che gli Utenti le custodiscano, attivino l'autenticazione a due fattori dove possibile e comunichino subito a Datanode ogni accesso sospetto.

3.3 I token API equivalgono a credenziali: chi li possiede agisce per conto del Cliente. Il Cliente li revoca appena non servono più.

4. Uso consentito

4.1 Il Cliente usa la Piattaforma solo per inviare comunicazioni lecite a Contatti che le hanno richieste o che può legittimamente raggiungere. In particolare il Cliente si impegna a:

• inviare comunicazioni promozionali solo a chi ha dato il consenso, salvo i casi in cui la legge lo esclude (art. 130 D.Lgs. 196/2003);
• non usare liste acquistate, noleggiate, raccolte dal web o cedute da terzi;
• indicare in ogni email chi è il mittente, con ragione sociale e recapiti, e non nasconderne l'identità;
• lasciare in ogni email il link di disiscrizione e rispettare subito le richieste di disiscrizione;
• registrare il consenso al tracciamento di aperture e clic dove è richiesto, e solo se esiste davvero;
• non inviare contenuti illeciti, ingannevoli, offensivi, che violano diritti di terzi o che contengono malware o link a siti malevoli;
• non usare la Piattaforma per phishing, per aggirare filtri antispam o per inviare comunicazioni a nome di altri.

4.2 Per proteggere la reputazione dell'infrastruttura di invio, che è condivisa tra tutti i clienti, Datanode controlla mancate consegne, segnalazioni di spam e volumi. Tassi anomali possono portare alla limitazione o alla sospensione degli invii (art. 8).

4.3 Il Cliente non tenta di accedere a dati di altri Team, di eludere i limiti del Piano o di compromettere la sicurezza della Piattaforma, e non la usa per sviluppare un servizio concorrente.

5. Responsabilità del Cliente sui dati dei Contatti

5.1 Per i dati dei Contatti il Cliente è titolare del trattamento e Datanode è responsabile del trattamento, secondo l'Allegato A.

5.2 Il Cliente garantisce di aver raccolto i dati dei Contatti lecitamente, di aver fornito loro un'informativa adeguata, che collega nelle impostazioni del Team, e di disporre dei consensi necessari. Il Cliente non carica categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) né dati relativi a condanne penali.

6. Piani e corrispettivi

6.1 I limiti e i corrispettivi di ciascun Piano sono quelli indicati al momento della scelta. Se il Cliente supera un limite, la Piattaforma può bloccare le operazioni eccedenti finché non passa a un Piano adeguato.

6.2 I corrispettivi si pagano anticipatamente, per il periodo indicato nel Piano, con [modalità di pagamento da definire]. Le fatture sono emesse in formato elettronico.

6.3 In caso di ritardo nel pagamento si applicano gli interessi previsti dal D.Lgs. 231/2002 e, dopo un sollecito senza esito di 15 giorni, Datanode può sospendere la Piattaforma fino al pagamento.

6.4 Datanode può modificare i corrispettivi con un preavviso di almeno 30 giorni. Le modifiche valgono dal periodo successivo e il Cliente che non le accetta può recedere prima che si applichino.

7. Durata, rinnovo e recesso

7.1 Il contratto dura per il periodo del Piano scelto [mensile / annuale] e si rinnova automaticamente per periodi uguali, salvo disdetta.

7.2 Ciascuna parte può dare disdetta con un preavviso di almeno [30] giorni prima della scadenza, dalla Piattaforma o per PEC.

7.3 Il Cliente può chiedere in qualsiasi momento di passare a un altro fornitore o di riportare i dati presso di sé, con un preavviso non superiore a due mesi, come previsto dal Regolamento (UE) 2023/2854 (Data Act). Datanode lo assiste come indicato all'art. 13.

7.4 Datanode può risolvere il contratto con effetto immediato, comunicandolo per PEC o email, se il Cliente viola in modo grave l'art. 4 o l'art. 5, o non paga entro 30 giorni dalla sospensione prevista all'art. 6.3.

8. Sospensione

8.1 Datanode può sospendere in tutto o in parte la Piattaforma, o i soli invii, quando è necessario per:

• fermare un uso contrario all'art. 4 o un tasso anomalo di mancate consegne o segnalazioni di spam;
• rispondere a un incidente di sicurezza o a un ordine dell'autorità;
• il mancato pagamento, come previsto all'art. 6.3.

8.2 Datanode informa il Cliente il prima possibile, salvo che non sia vietato o comprometta la sicurezza, e riattiva il servizio appena la causa viene meno. Durante la sospensione il Cliente può comunque esportare i propri dati, salvo che la sospensione dipenda da un uso illecito.

9. Disponibilità del servizio e assistenza

9.1 Datanode si impegna a mantenere la Piattaforma disponibile in modo continuativo, salvo le manutenzioni, che pianifica quando possibile in orari di basso utilizzo e annuncia con anticipo nella Piattaforma. [Livello di servizio garantito da definire, se previsto dal Piano.]

9.2 La consegna di un'email dipende anche da sistemi di terzi (provider di posta, filtri antispam, server dei destinatari). Datanode non garantisce che ogni email arrivi nella casella in arrivo del destinatario.

9.3 L'assistenza è prestata via email a [indirizzo di assistenza], nei giorni lavorativi.

10. Proprietà intellettuale

10.1 La Piattaforma, il software, la documentazione e i marchi sono di Datanode o dei suoi licenzianti. Il contratto non trasferisce al Cliente alcun diritto oltre all'uso previsto all'art. 2.

10.2 I Contenuti restano del Cliente. Il Cliente concede a Datanode il diritto di conservarli, elaborarli e trasmetterli solo per erogare la Piattaforma, e garantisce di avere i diritti necessari su testi, immagini e marchi che usa.

11. Garanzie e limitazione di responsabilità

11.1 La Piattaforma è fornita con la diligenza professionale richiesta, nelle caratteristiche descritte nella documentazione. Datanode non garantisce che sia adatta a scopi particolari del Cliente non indicati nel contratto.

11.2 Salvo il caso di dolo o colpa grave (art. 1229 c.c.), Datanode non risponde di danni indiretti, mancati guadagni, perdita di opportunità commerciali o di reputazione, e la sua responsabilità complessiva per ogni anno di contratto non supera i corrispettivi pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento.

11.3 Datanode non risponde delle conseguenze di un uso della Piattaforma contrario al contratto, di Contenuti del Cliente o di dati dei Contatti raccolti in modo illecito.

12. Manleva

Il Cliente tiene indenne Datanode da pretese di terzi, sanzioni e costi, comprese le spese legali, derivanti dalla violazione degli artt. 4, 5 e 10.2.

13. Fine del contratto ed esportazione dei dati

13.1 Fino alla fine del contratto il Cliente può esportare dalla Piattaforma i propri contatti e gli altri dati disponibili in formato strutturato.

13.2 Per 30 giorni dalla cessazione del contratto il Cliente può chiedere a Datanode l'esportazione dei propri dati. Trascorso questo periodo Datanode cancella i dati del Cliente, salvo quelli che la legge obbliga a conservare (ad esempio i dati di fatturazione) e le esclusioni conservate solo come impronta crittografica, che servono a non inviare più email a chi si è disiscritto.

14. Modifiche alle condizioni

Datanode può modificare queste condizioni per esigenze tecniche, organizzative o di legge, avvisando il Cliente nella Piattaforma o via email almeno 30 giorni prima. Il Cliente che non accetta le modifiche può recedere senza costi prima che si applichino. Le modifiche necessarie per legge possono applicarsi prima, se la legge lo richiede.

15. Disposizioni finali

15.1 Le comunicazioni sul contratto si inviano per PEC, per email all'indirizzo indicato nel Team o tramite la Piattaforma.

15.2 Il Cliente non può cedere il contratto senza il consenso scritto di Datanode. Datanode può cederlo a società del proprio gruppo o in caso di cessione d'azienda, avvisando il Cliente.

15.3 Se una clausola risulta invalida, le altre restano efficaci.

15.4 Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Firenze.

16. Approvazione specifica delle clausole

Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., il Cliente approva specificamente le seguenti clausole: 4.2 (limitazioni per tutelare l'infrastruttura di invio), 6.3 (sospensione per mancato pagamento), 6.4 (modifica dei corrispettivi), 7.1 (rinnovo automatico), 7.4 (risoluzione), 8 (sospensione), 9.2 (consegna delle email), 11.2 e 11.3 (limitazione di responsabilità), 12 (manleva), 13.2 (cancellazione dei dati dopo la cessazione), 14 (modifiche alle condizioni), 15.2 (cessione del contratto), 15.4 (foro competente).

Allegato A. Accordo sul trattamento dei dati personali

Questo accordo attua l'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") per i dati personali che Datanode tratta per conto del Cliente.

A.1 Ruoli e oggetto

Il Cliente è titolare del trattamento dei dati dei Contatti e degli altri dati che carica nella Piattaforma; Datanode ne è responsabile del trattamento. Per i dati degli Utenti e dei referenti del Cliente, Datanode è titolare autonomo, come descritto nell'informativa privacy su maildeliver.it/informativa-privacy.

A.2 Dettagli del trattamento

• Natura e finalità: conservazione dei contatti, invio di email e automazioni, registrazione di consegne, mancate consegne, segnalazioni di spam, disiscrizioni e, dove il Cliente ha registrato il consenso, aperture e clic; statistiche delle campagne.
• Interessati: i Contatti del Cliente.
• Categorie di dati: dati di contatto (email, nome, telefono, indirizzo, azienda), tag e liste, preferenze e consensi, eventi di invio e di interazione con le email.
• Durata: la durata del contratto più il periodo previsto all'art. 13.2.
• Dove: Unione europea (server Hetzner in Germania, invio tramite Amazon SES nella regione di Milano).

A.3 Obblighi di Datanode

Datanode:

• tratta i dati solo secondo le istruzioni documentate del Cliente, che sono queste condizioni e le impostazioni che il Cliente usa nella Piattaforma, e lo informa se ritiene che un'istruzione violi la legge;
• garantisce che le persone autorizzate al trattamento siano vincolate alla riservatezza;
• adotta le misure di sicurezza descritte nella pagina "GDPR e sicurezza" su maildeliver.it/gdpr-e-sicurezza, che può aggiornare purché il livello di protezione non diminuisca;
• assiste il Cliente nel rispondere alle richieste degli interessati, anche con le funzioni di esportazione e cancellazione disponibili nella Piattaforma, e gli inoltra senza ritardo le richieste che riceve direttamente;
• assiste il Cliente negli adempimenti degli artt. 32-36 GDPR, nei limiti delle informazioni a sua disposizione;
• notifica al Cliente una violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e comunque entro [48] ore da quando ne viene a conoscenza, con le informazioni disponibili;
• alla fine del contratto cancella i dati come previsto all'art. 13.2, salvo obblighi di legge;
• mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo e consente verifiche del Cliente o di un revisore da lui incaricato e vincolato alla riservatezza, con un preavviso di almeno 30 giorni, non più di una volta l'anno salvo violazioni accertate, a spese del Cliente.

A.4 Sub-responsabili

Il Cliente autorizza Datanode a ricorrere ai sub-responsabili elencati nella pagina "GDPR e sicurezza". Datanode li vincola per contratto agli stessi obblighi di questo accordo e risponde del loro operato. Datanode avvisa il Cliente almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile; entro quel termine il Cliente può opporsi per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati e, se non si trova una soluzione, recedere senza costi.

A.5 Trasferimenti fuori dall'Unione europea

I dati sono trattati nell'Unione europea. Un trasferimento al di fuori dello Spazio economico europeo avviene solo con le garanzie del capo V del GDPR, come una decisione di adeguatezza o le clausole contrattuali standard.

A.6 Obblighi del Cliente

Il Cliente garantisce che le istruzioni impartite e i dati caricati rispettano la normativa, in particolare quanto previsto agli artt. 4 e 5 delle condizioni.