Informativa privacy
Chi siamo e come contattarci
Questa informativa spiega come trattiamo i dati personali legati alla piattaforma di email marketing MailDeliver, raggiungibile su maildeliver.it (la "Piattaforma"), in base agli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e al D.Lgs. 196/2003 ("Codice privacy").
Titolare del trattamento: Datanode S.r.l., Via Carraia 104, 50053 Empoli (FI), P.IVA 07045850489, e-mail privacy@maildeliver.it, PEC datanode@pec.it.
Nelle richieste indica nome, indirizzo e-mail e, se sei un utente, il team a cui appartieni: ci serve per trovarti e risponderti.
A chi si rivolge questa informativa
Riguarda i dati che trattiamo come titolari, cioè:
- utenti della Piattaforma: le persone che i nostri clienti invitano nel loro team e che accedono al pannello o usano le API;
- referenti dei clienti: chi ci contatta, firma il contratto o gestisce amministrazione e fatturazione per conto di un'azienda cliente;
- visitatori del sito maildeliver.it, per i dati di navigazione. I cookie sono descritti nella [cookie policy].
Se hai ricevuto un'email inviata tramite la Piattaforma, il titolare del trattamento è l'azienda che te l'ha mandata: è lei a decidere liste, contenuti, consensi e tracciamento, e la sua informativa è collegata in fondo a ogni email e nella pagina delle preferenze. Noi trattiamo quei dati per suo conto, come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR). Puoi comunque disiscriverti o disattivare il tracciamento dal link presente in ogni email.
Sui dati dei destinatari restiamo titolari solo per due scopi nostri: proteggere l'infrastruttura di invio da abusi e spam, e non inviare più nulla agli indirizzi esclusi da tutta la Piattaforma (vedi la tabella delle finalità).
Quali dati trattiamo
- Dati dell'account: nome, indirizzo e-mail, password (conservata solo come hash), team e ruolo, inviti ricevuti.
- Dati di autenticazione: segreto dell'app di autenticazione a due fattori e codici di recupero (cifrati), codici temporanei inviati via e-mail, token per l'accesso alle API.
- Dati di accesso e utilizzo: indirizzo IP, browser e sistema operativo delle sessioni attive; registro delle attività, cioè chi ha modificato cosa nella Piattaforma, con data, IP, pagina e valori prima e dopo la modifica.
- Dati contrattuali e di fatturazione dei referenti: nome, ruolo, recapiti, ragione sociale, P.IVA e codice fiscale dell'azienda, dati di pagamento [specificare il metodo].
- Dati di navigazione sul sito: IP, data e ora, pagine richieste, browser, registrati dai server web.
- Dati dei destinatari trattati per scopi nostri: indirizzo e-mail (o solo la sua impronta crittografica, il cosiddetto hash) nelle esclusioni globali; segnalazioni di spam e mancate consegne comunicate dai provider di posta.
Non trattiamo categorie particolari di dati (salute, opinioni politiche, ecc.) e non chiediamo ai clienti di caricarne. Non prendiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici su di te.
Perché trattiamo i dati e per quanto tempo
Per i dati necessari al contratto e agli obblighi di legge il conferimento è obbligatorio: senza non possiamo attivare né fornire il servizio. Per i trattamenti basati sul legittimo interesse puoi opporti in qualsiasi momento (vedi "I tuoi diritti").
| Finalità | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|
| Creare e gestire l'account, inviti, accesso, recupero password e 2FA | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) | Per la durata dell'account; cancellati entro 30 giorni dalla chiusura |
| Fornire il servizio, assistenza e comunicazioni di servizio (manutenzioni, avvisi di sicurezza, modifiche alle condizioni) | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Per la durata del contratto |
| Contratto, fatturazione, adempimenti fiscali e contabili, prova dell'accettazione delle condizioni (versione, data, IP e browser) | Contratto e obbligo di legge (art. 6.1.b e c) | 10 anni dalla fine del rapporto (art. 2220 c.c.) |
| Sicurezza della Piattaforma: sessioni, registro attività, log dei server | Legittimo interesse a proteggere sistemi e dati (art. 6.1.f) | Sessioni: fino alla scadenza (2 ore di inattività) o al logout. Registro attività: 12 mesi. Log dei server: [N mesi] |
| Prevenire abusi e spam: controllo di mancate consegne, segnalazioni di spam e volumi di invio, con eventuale sospensione degli invii | Legittimo interesse a proteggere l'infrastruttura di invio e i destinatari (art. 6.1.f) | Per il tempo necessario a gestire il caso e le eventuali contestazioni |
| Esclusioni globali: non inviare più email a indirizzi esclusi da tutta la Piattaforma | Legittimo interesse (art. 6.1.f) e tutela del destinatario | Finché serve a evitare nuovi invii; dopo una cancellazione resta solo l'hash dell'indirizzo |
| Difendere i nostri diritti in caso di contestazioni | Legittimo interesse (art. 6.1.f) | Fino alla prescrizione (10 anni) o alla fine del contenzioso |
| Email su servizi analoghi a quelli acquistati | Art. 130, comma 4, Codice privacy; puoi opporti in ogni momento | Fino all'opposizione o alla fine del rapporto |
| Newsletter e offerte commerciali | Consenso (art. 6.1.a) | Fino alla revoca, e comunque [24 mesi] dal consenso se non sei cliente |
Se le nostre email ai clienti contengono un pixel di tracciamento delle aperture, lo usiamo solo con il tuo consenso e puoi disattivarlo dal link in fondo all'email, continuando a ricevere le comunicazioni.
Con chi condividiamo i dati
Non vendiamo i dati e non li comunichiamo a terzi per i loro scopi di marketing. Li condividiamo solo con chi ci serve per fornire il servizio, nominato responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) o, dove la legge lo prevede, autonomo titolare.
| Fornitore | Cosa fa | Dove tratta i dati |
|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES) | Invio delle email e notifiche di consegna, rimbalzi e segnalazioni di spam | UE, regione di Milano (eu-south-1) |
| Hetzner Online GmbH | Server che ospitano Piattaforma e database | UE, Germania |
| Register S.p.A. | Invio di inviti, recupero password e codici di accesso (mittente noreply@maildeliver.it) | UE, Italia |
| [Consulenti fiscali e legali, banca, sistema di pagamento] | Fatturazione, pagamenti, difesa dei diritti | Italia / UE |
Possiamo inoltre comunicare dati alle autorità che li richiedano in base alla legge e, in caso di cessione o fusione dell'azienda, ai soggetti coinvolti nell'operazione. L'elenco aggiornato dei responsabili è disponibile scrivendo a privacy@maildeliver.it.
Trasferimenti fuori dall'Unione europea
I dati sono trattati nell'Unione europea. Amazon Web Services EMEA SARL fa parte di un gruppo con sede negli Stati Uniti: per un eventuale accesso dagli Stati Uniti valgono le garanzie previste dal GDPR, cioè la decisione di adeguatezza UE-USA (Data Privacy Framework, art. 45) o le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea (art. 46). Puoi chiederne copia ai recapiti indicati sopra.
Come proteggiamo i dati
Trattiamo i dati con strumenti elettronici, con misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 32 GDPR). Tra queste:
- autenticazione a due fattori, obbligatoria per gli amministratori della Piattaforma e attivabile da ogni utente;
- segreti di autenticazione cifrati nel database e password conservate solo come hash;
- dati di ogni cliente separati da quelli degli altri team;
- registro delle attività che non si può modificare né cancellare;
- connessioni cifrate (HTTPS) [e cifratura dei dati a riposo, backup: completare con le misure realmente in uso].
Accedono ai dati solo le persone autorizzate che ne hanno bisogno per il loro lavoro, vincolate alla riservatezza.
I tuoi diritti
In qualsiasi momento e gratuitamente puoi chiederci:
- accesso: sapere se trattiamo tuoi dati e riceverne copia;
- rettifica: correggerli o completarli;
- cancellazione, quando non sono più necessari o sono trattati senza base giuridica, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge;
- limitazione del trattamento;
- portabilità: ricevere i dati forniti in formato strutturato e leggibile da computer, o farli trasmettere a un altro fornitore;
- opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse e, sempre, al marketing diretto;
- revoca del consenso, senza effetti sui trattamenti già svolti.
Scrivi a privacy@maildeliver.it. Rispondiamo entro un mese, prorogabile di altri due nei casi complessi, con avviso. Se sei destinatario di un'email inviata da un nostro cliente, rivolgiti a lui: se la richiesta arriva a noi, gliela inoltriamo e lo aiutiamo a rispondere.
Hai anche diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o all'autorità del Paese UE in cui vivi o lavori.
Dopo il decesso dell'interessato, questi diritti possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio, agisce a sua tutela o per ragioni familiari meritevoli di protezione (art. 2-terdecies Codice privacy), salvo divieto scritto dell'interessato.
Modifiche a questa informativa
Possiamo aggiornare questa informativa, ad esempio per cambiamenti del servizio o della normativa. La versione in vigore è sempre su maildeliver.it/informativa-privacy; delle modifiche rilevanti avvisiamo gli utenti via email o nella Piattaforma prima che si applichino.
Prima pubblicazione: [data]. Ultimo aggiornamento: [data].