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GDPR e sicurezza

Questa pagina descrive come MailDeliver protegge i dati personali che i clienti caricano nella piattaforma: chi fa cosa, dove sono i dati, a quali fornitori ci appoggiamo e quali misure di sicurezza adottiamo. È richiamata dall'accordo sul trattamento dei dati (Allegato A delle condizioni generali di contratto), che rimanda qui per l'elenco dei sub-responsabili e delle misure di sicurezza.

Chi fa cosa

• Il cliente è titolare del trattamento dei dati dei propri contatti: decide chi inserire nelle liste, cosa inviare, con quali consensi e se tracciare aperture e clic.
• Datanode S.r.l. è responsabile del trattamento (art. 28 GDPR): tratta quei dati solo per erogare la piattaforma e secondo le istruzioni del cliente, come previsto dall'Allegato A.
• Per i dati degli utenti della piattaforma e dei referenti dei clienti Datanode è titolare autonomo, come descritto nell'informativa privacy.

Dove sono i dati

Tutti i dati sono trattati nell'Unione europea:

• la piattaforma e il database sono ospitati su server di Hetzner in Germania;
• le email delle campagne partono da Amazon SES nella regione di Milano (eu-south-1);
• le email di servizio della piattaforma (inviti, recupero password, codici di accesso) partono dai server di Register in Italia.

Sub-responsabili

Ci appoggiamo a questi fornitori, vincolati per contratto a obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli che abbiamo verso i clienti:

Amazon Web Services EMEA SARL fa parte di un gruppo con sede negli Stati Uniti: per un eventuale accesso dagli Stati Uniti valgono la decisione di adeguatezza UE-USA (Data Privacy Framework) o le clausole contrattuali standard della Commissione europea.

Avvisiamo i clienti almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile, aggiornando questa pagina e scrivendo all'indirizzo del team. Entro quel termine il cliente può opporsi, come previsto dall'Allegato A.

Misure di sicurezza

Accesso alla piattaforma

• Le password sono conservate solo come hash, mai in chiaro.
• Ogni utente può attivare l'autenticazione a due fattori, con un'app di autenticazione (con codici di recupero) o con un codice inviato via email. Per gli amministratori della piattaforma è obbligatoria.
• I tentativi di accesso ripetuti vengono rallentati e bloccati, per contrastare gli attacchi alle password.
• Le sessioni scadono dopo 2 ore di inattività.
• Gli utenti entrano solo su invito del proprio team, con un link personale a scadenza.

Separazione tra i clienti

• I dati di ogni team (contatti, liste, campagne, esclusioni, impostazioni) sono separati da quelli degli altri team: ogni lettura e scrittura è limitata al team dell'utente.
• I ruoli nel team stabiliscono chi può fare cosa.
• Le API sono disponibili solo per i piani che le includono, con token del team che il cliente può revocare in ogni momento e un limite di richieste al minuto.

Cifratura

• Tutte le connessioni alla piattaforma e alle API sono cifrate (HTTPS).
• I segreti dell'autenticazione a due fattori e i codici di recupero sono cifrati nel database.
• [Cifratura dei dischi e dei backup: da completare con le misure realmente in uso.]

Registro delle attività

• Ogni modifica nella piattaforma viene registrata: chi l'ha fatta, quando, da quale indirizzo IP e su quale pagina, con i valori prima e dopo.
• Il registro non si può modificare né cancellare e viene conservato per 12 mesi.
• Password, segreti e codici di accesso non finiscono mai nel registro.

Tutela dei destinatari

• Ogni email contiene un link di disiscrizione firmato, che non si può falsificare per disiscrivere altre persone.
• Aperture e clic vengono tracciati solo per i contatti di cui il cliente ha registrato il consenso; per gli altri contiamo le aperture in forma anonima, senza collegarle alla persona.
• Disiscrizioni, mancate consegne permanenti e segnalazioni di spam escludono automaticamente l'indirizzo dagli invii successivi.
• Gli indirizzi esclusi da tutta la piattaforma sono conservati come impronta crittografica (hash), così restano esclusi anche dopo la cancellazione dei dati.
• Controlliamo mancate consegne, segnalazioni di spam e volumi di invio, e possiamo sospendere gli invii di un account che mette a rischio l'infrastruttura o i destinatari.

Backup e continuità

[Da completare: frequenza dei backup, per quanto tempo sono conservati, dove si trovano, se sono cifrati e ogni quanto viene provato il ripristino.]

Sviluppo e manutenzione

[Da completare: come vengono testate e rilasciate le modifiche al codice, aggiornamenti di sicurezza dei server, monitoraggio, chi ha accesso ai sistemi di produzione e come.]

Strumenti per i diritti degli interessati

La piattaforma aiuta il cliente a rispondere alle richieste dei suoi contatti:

• accesso e portabilità: dalla scheda del contatto si scaricano tutti i dati che lo riguardano; i contatti si esportano anche in CSV;
• rettifica: i dati del contatto si modificano dalla sua scheda;
• cancellazione: la funzione GDPR della scheda cancella definitivamente il contatto e la sua attività; dell'indirizzo resta solo l'hash, per non scrivergli più;
• opposizione: la disiscrizione e la revoca del consenso al tracciamento sono a disposizione del destinatario in ogni email e nella pagina delle preferenze.

Se un interessato scrive a noi invece che al cliente, inoltriamo la richiesta al cliente senza ritardo.

Violazioni dei dati

Se scopriamo una violazione che riguarda i dati di un cliente, lo avvisiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro [48] ore, con le informazioni disponibili su cosa è successo, quali dati sono coinvolti e cosa stiamo facendo per contenerla. Aiutiamo il cliente nelle eventuali notifiche al Garante e agli interessati.

Fine del contratto

Fino alla fine del contratto il cliente può esportare i propri dati dalla piattaforma. Nei 30 giorni successivi può chiederci l'esportazione; poi cancelliamo i dati, salvo quelli che la legge ci obbliga a conservare e gli hash degli indirizzi esclusi.

Verifiche e contatti

Su richiesta forniamo le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'accordo sul trattamento dei dati e consentiamo le verifiche previste dall'Allegato A. Per domande su questa pagina scrivi a privacy@maildeliver.it.

Prima pubblicazione: [data]. Ultimo aggiornamento: [data].